Förmågan att leda oss själva och att planera vår tid är på väg att bli allt viktigare. Inte bara för att det hjälper oss att hålla en tydlig riktning i en föränderlig arbetsvardag, men också för att det påverkar vårt välbefinnande och motivation.

I en ny studie publicerad i The Journal of Applied Psychology, baserad på analyser av 187 anställdas beteenden och upplevelser över en tvåveckorsperiod, fann forskarna att de anställda med hjälp av rätt planering ökade sitt engagemang.

Skillnaden mellan ”Att-göra” och dynamisk planering

Enligt studien, som utfördes av forskare på tre amerikanska universitet så fanns det en stark koppling mellan en anställds förmåga att planera och hantera sin tid väl, och deras engagemangs- och produktivitetsnivåer. Detta gällde för både klassisk ”att-göra-planering” samt för en så kallad dynamisk planering.

Exempel på att-göra-planering: Kan omfatta att-göra listor, planering och schemaläggning av den tid man har under en arbetsdag – förutsatt att avbrotten är få.

Exempel på dynamisk planering: Innebär att göra en grov planering med förväntningar om avbrott i form av möten, spontana samtal och andra distraktioner.

Nyckeln enligt studien var att veta vilka planering vi ska använda. Om vi vet att vi kommer att kunna arbeta relativt ostörda en dag så är den klassiska att-göra-planeringen bäst. Vet vi däremot att en dag kommer att innehålla många avbrott så är den dynamiska planeringen bättre.

Resultaten visade nämligen att vår motivation minskar markant om vi planerat enligt den klassiska modellen men sedan behöver lägga tid på annat än det vi planerat. Vår motivation minskar däremot inte om vi istället planerat enligt den dynamiska modellen och möter samma oförutsedda händelser.

5 råd för hur du kan planera din dag
  1. Gör det till en vana att avsätta några minuter i början av dagen, eller ännu hellre dagen innan och planera din kommande dag.
  2. Gör en realistisk bedömning av vilken typ av dag du sannolikt kommer att få.
  3. Förväntar du dig några avbrott, och hur ofta?
  4. Kan du tänka dig sätt att minska dessa avbrott?
  5. Hur mycket tid kommer de ta på ett ungefär?

Om du inte förväntar dig särskilt många avbrott så kan du sätta upp en ambitiös plan med en utsedd prioritering.

Vad är viktigast, och vad bör du göra först? Och efter det?

Här kan det exempelvis vara bra att i planeringen kombinera krävande eller kreativa uppgifter då du har mycket energi, med enklare, repetitiva uppgifter då energinivåerna är lägre. På så sätt kan du få ett bättre fokus som överförs till engagemanget – förutsatt att det inte uppkommer för många avbrott längs med vägen.

Förväntar du dig att bli avbruten kontinuerligt under dagens gång?

Då är det dags att planera för dessa händelser. Sätt ett realistiskt mål för hur många uppgifter du kan klara, vilken skepnad avbrotten kan komma i samt hur du bäst kan hantera dem. Med en sådan planering på plats kan du enklare anpassa dig till situationer som uppstår, behålla fokus och undvika frustration.

Hur ska man veta vilken planeringsmodell som fungerar?

Att i förhand planera in avbrott och hur du ska reagera på dessa kan självfallet vara en utmanande uppgift. Detta speciellt då du inte alltid vet vad dagen för med sig och många arbetsdagar skiljer sig åt.

Förmågan att kunna planera enligt den dynamiska modellen blir dock enligt forskarna allt viktigare då informationsflödet ökar, antalet avstämningar med kollegor blir fler och avbrott blir en del av vardagen. Vi måste finna en planeringsformel som fungerar, både för att kunna slutföra alla uppgifter och för att undvika onödig stress på grund av bristfällig planering.